Unterbreitung von Vorschlägen für potenzielle Anbieter und Erstellung einer Anbieter-Bewertungsmatrix nach Kriterien wie z.B. …

• Philosophie,
• Qualitätsanspruch,
• Reputation,
• Kompetenz (Personal, Wissen, Erfahrung),
• Referenzen,
• Räumliche Distanz,
• Reaktionszeiten,
• Kosten des Supports,
• Lieferzeit und
• Garantiedauer.

Auslotung der Konstellation der Anbieter (Einzelgewerke/Einzelverträge, Arbeitsgemeinschaft, Generalunternehmerschaft oder Integrator).

Einholung von Angeboten, Teilnahme an Referenzbesuchen, Auswertung und Vergleich der Angebote, Modifizierung der Spezifikationen und Layout-Zeichnungen unter Berücksichtigung der Standards der präferierten Anbieter und somit die Dokumentation des finalen Sollzustands.

Das Entscheidungsgremium legt unter den Anbietern eine Rangfolge fest und lädt die Vertreter der an der Spitze stehenden Anbieter (i.d.R. zwei bis drei) zu Vergabegesprächen ein. Hierbei erhält der Favorit den Termin, der am weitesten in der Zukunft liegt. Im Rahmen der Vergabegespräche haben die Anbieter noch einmal die Chance, ihre angebotene Leistung dem Umfang nach und mit all ihren Vor- und ggf. Nachteilen darzustellen. Und es wird der beste und verbindliche Preis abgegeben. In all diesen Punkten haben wir die Möglichkeit, uns in Ihrem Sinne an den Verhandlungen zu beteiligen.

Während oder nach dem Gespräch mit den Vertretern des favorisierten Anbieters wird eine Entscheidung getroffen. Möglichst zeitnah werden alle am Projekt bzw. an der Ausschreibung beteiligten Unternehmen/Personen darüber informiert.

Nach Auftragsvergabe und vor Produktionsfreigabe: Prüfung der Pflichtenhefte der ausgewählten Anbieter.